TREINAMENTO E PROCESSOS: ALIADOS NA BUSCA DA EFICIÊNCIA OPERACIONAL

Toda empresa, seja qual for seu tamanho, tem processos. Muitas vezes, esses processos são informais e repassados pelas pessoas no dia a dia, quando de uma nova contratação, por exemplo. Contudo, não conseguem ter a mesma eficiência e, na medida em que a empresa crescer, os controles sobre esses processos e sua uniformidade na aplicação diária ficam mais difíceis.

Por isso, falamos neste artigo sobre dois pontos fundamentais: treinamentos e processos.

O varejo pede que os processos nas lojas tenham rigidez em seu cumprimento, pois a competitividade é grande e aumenta a cada dia. Para isso, é necessário que a empresa faça o mapeamento de seus processos, escreva as normas, políticas, procedimentos necessários, e coloque em prática junto aos colaboradores.

É aí que mora o perigo!

Para que os colaboradores pratiquem os processos definidos, é necessário que exista um programa de treinamento permanente e que envolva a todos na empresa. A área de Recursos Humanos deve estar alinhada com os objetivos da empresa, afim de que, por meio do setor de Treinamento e Desenvolvimento, possa operacionalizar a gestão do conhecimento. Quando falamos em treinamento, ele deve obedecer alguns requisitos:

• Preparação do multiplicador do treinamento;
• Dinâmica de trabalho;
• Material didático;
• Exemplos práticos;
• Certificado de participação.

O certificado de participação é fundamental, pois cria o envolvimento e o comprometimento do colaborador com o treinamento, deixando claro que a empresa está investindo conhecimento nele e espera um retorno que é a aplicação no dia a dia com qualidade.

O conteúdo do treinamento deve estar alinhado com as normas e procedimentos vigentes e ao mesmo tempo deve, por meio do multiplicador, buscar a conexão com as atividades do dia a dia, principalmente com a exemplificaçãodas dúvidas mais comuns e das exceções, que na maioria das vezes fazem com que o responsável tome uma decisão que fere o objetivo do procedimento.

Treinamentos técnicos devem ter material próprio entregue ao colaborador, como legislações, manuais etc., para garantir o estudo e a revisão do conteúdo sempre que necessário. Atualmente, os materiais de treinamento e as normas ficam disponíveis em intranets – rede interna de comunicação – para que a qualquer momento a informação possa ser localizada. Em tempos de velocidade da informação, alguns treinamentos podem ser aplicados por meio de e-learning: por meio de um CD ou de um website, o colaborador realiza o treinamento de qualquer computador.

Além disso, faz parte do programa de treinamento a utilização de recursos visuais, como banners, avisos e até gibis com histórias em quadrinhos, para relembrar no dia a dia e tratar de maneira lúdica os procedimentos da empresa, que diversas vezes têm a conotação de “chatos” e de “obrigações”.

Quanto mais o colaborador se sentir envolvido pelo que é certo, mais se mitiga o risco de ele praticar o que é errado. Os treinamentos são importantíssimos para que empresas em expansão mantenham um padrão definido em suas ações. Imaginem uma empresa com sede em São Paulo que está se expandindo para o Nordeste. Como manter o mesmo padrão em 10, 20, 30 lojas com pessoas e culturas diferentes? Esse é um grande desafio quando falamos de treinamento e processos. Se o processo não é divulgado, não é reciclado, não tem reforço nas unidades de negócio, acaba caindo em descrédito e esquecimento, e o famoso “jeitinho brasileiro” acaba sobressaindo e jogando fora todo o esforço para encontrar a maneira ideal, eficiente, eficaz, científica e econômica de executar uma função.

Para finalizar, é importante lembrar que esse programa deve ter o apoio da alta administração, incentivando e reforçando a importância do treinamento, da gestão do conhecimento, da eficiência operacional nos negócios, como vantagem competitiva.

Sendo assim, lanço aqui dois desafios: primeiro, parar, sentar e mapear os processos de sua empresa, escrever como é o seu DNA, como tudo funciona. Segundo, envolver os colaboradores e treiná-los para tal. E aqui fica uma correção: treinar, não. Capacitar.
Boas festas e um 2012 cheio de sucesso para todos!

Publicado originalmente na Revista Costura Perfeita, em 20/032012, edição 10.

Link: http://www.costuraperfeita.com.br/edicao/10/materia/gestao.html

Autor: ANDERSON A. OZAWA É FORMADO EM ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS PELA FACULDADE SÃO LUÍS, EM SÃO PAULO, COM MBA EM CONTROLADORIA E FINANÇAS PELA FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS. FUNDADOR DO BLOG PREVENÇÃO DE PERDAS BRASIL E DIRETOR GERAL DA AOZAWA CONSULTORIA. É O CRIADOR DO PENTÁGONO DE PERDAS.